12月30日，交运集团成立会议工作组，推进务虚会等五个会议的筹备工作。

此次统筹召开务虚会、党委中心组（扩大）学习会、2020年春运工作会议、2020年一季度安全生产委员会议、2020年1月份生产经营调度会等五个会议，定于1月5日至6日召开。鉴于时间紧、任务重，为落实高质量的办会要求，保证会议的顺利召开，经集团公司研究，成立会务组、材料组和宣传组三个工作组，并下发文件明确组织人员和机构。

其中，会务组负责确定会议场地，制作会议指南，做好会议材料的装袋、分发，会议报到、参会人员住宿就餐的安排，会场的座位安排及会场后勤保障；材料组负责会议材料的收集、整理、汇总、编印，做好公司领导讲话的草拟、会议议程的制订、会议通知的下发等工作，负责会议会标的确定和现场对接、签订安全生产责任书流程和现场安排等，负责做好各个会议的重要讲话录音；宣传组负责会议摄影摄像和宣传报道。文件要求各工作组各负其责，对本组工作实行倒推制，每天通报工作进展，并上报需要协调的事项，确保圆满完成会议筹备的各项工作任务。